Evaristo -> Manual do Utilizador -> Entidades

Ao clicar no botão "Entidade" surgem-lhe três opções:

- Nova Entidade

Para criar uma nova entidade.

- Procurar Entidades

Para procurar uma entidade já existente, por exemplo, no caso de querer alterar algum dado introduzido anteriormente.

- Importar Entidades (CSV)

Para importar os dados de uma Entidade a partir de um ficheiro CSV.

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Nova Entidade

Quando clica no botão e selecciona a opção "Nova Entidade" , aparece o seguinte ecrã:

Descrição breve dos botões do ecrã Entidades

Botão	Descrição
	Recua para o registo/entidade anterior.
	Cria uma nova entidade.
	Procura uma Entidade com base no número de entidade.
	Grava os dados que introduziu.
	Apaga a entidade.
	Avança para o registo/entidade seguinte.
	Define o tipo de entidade e dá acesso à janela de definição de Tipo de Entidade.

Inserir Nova Entidade

Para inserir uma nova entidade, seja cliente ou fornecedor, deverá preencher os campos pedidos (os campos obrigatórios são: NIF e o nome da entidade, por defeito, mas pode definir os campos obrigatórios que desejar no ficheiro config/base_config.xml através do elemento mandatory-fields). O programa gera automaticamente um número interno que identifica o número da entidade. Depois de preencher os campos que achar importantes, deverá clicar no botão para o sistema assumir a nova entidade.

Para que a entidade esteja disponível para criação de documentos (ex: factura, encomenda, etc), terá definir o tipo de entidade e "aprovar" a entidade. VEremos isto no sub-capítulo seguinte.

Definir Tipo de Entidade

PAra definir o tipo de entidade deverá clicar no botão (no ecrã de Edição de Entidade, a partir de uma nova entidade ou a partir de alteração de entidade), e aí escolher Cliente ou Fornecedor.

Se não tiver antes criado a entidade (clicando no botão inserir no ecrã de "Edição de Entidade"), o programa irá apresentar uma caixa de aviso informando que a entidade terá de ser criada, propondo-lhe criá-la por si, de forma a facilitar-lhe o trabalho. Uma vez ultrapassada esta fase, surge-lhe o seguinte ecrã:

Aqui deverá definir as especificações do cliente/fornecedor, tais como, se é isento ou não de IVA, o código da conta POC, os dias do prazo de pagamento (este valor não é vinculativo, pode sempre em cada factura alterá-lo), se deseja que as taxas venham incluídas ou não na factura, a moeda de transacção (são suportados dolares, euros e libras), o escalão de preços (ver item "Escalão de Preços), e outros. Não se esqueça de seleccionar "Aprovado" de forma a que o cliente/fornecedor em questão apareça mas listagens quando estiver a trabalhar nos documentos (ex: factura, orçamento, etc).

Para terminar deverá clicar no botão para validar o tipo para a entidade em questão.

Caso deseje fazer alterações aos dados do tipo de entidade, antes de sair não se esqueça de gravar as alterações. Para isso deverá clicar no botão . O ecran do tipo de entidade é encerrado e fica perante o ecran de Entidade. Deverá sempre gravar antes de fechar o ecran, use o botão . Está agora a Entidade devidamente criada.

Uma mesma entidade pode ser Cliente e Fornecedor (ver Alterar Entidade). Para isso deverá efectuar duas vezes a acção de definição de tipo descrita anteriormente. Para uma define "Cliente" para outra "Fornecedor".

Mais tarde poderá desejar alterar alguma informação introduzida. Para isso iremos ver como o fazer no sub-capítulo seguinte.

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Alterar Entidade

Quando clica no botão e selecciona a opção "Procurar Entidade" , surge-lhe o seguinte ecrã:

Iremos usar duas Entidade exemplo:

- Liberio Matias Lda - entidade cliente

- Okapi Consultadoria Lda - entidade cliente e fornecedor

No ecran apresentado poderá definir critérios de procura de forma a simplificar a pesquisa. No caso de ter uma base de dados muito grande este ecran é muito importante. Caso a sua carteira de clientes/fornecedores seja pequena, pode simplesmente clicar no botão "OK" para obter a listagem dos clientes.

Este ecran tem dois atalhos para a conta corrente e os documentos por pagar do cliente seleccionado da lista, acede a esses atalhos através do botão (primeiro e segundo, respectivamente).

Após seleccionar a linha da entidade a editar, deverá clicar no botão "Editar Registo" (ver figura) para aceder ao ecrã de edição:

Pode verificar que agora este ecrã é ligeiramente diferente do apresentado anteriormente em Nova Entidade. Para além das orelhas "Morada" e "Observações", tem agora também informações referentes ao tipo de cliente, e ainda a um espaço onde pode anexar documentos. No nosso exemplo, a entidade exemplo, Liberio Matias Lda é um cliente e portanto existe uma orelha denominada "Cliente" com os dados associados a esse cliente e definidos em "Tipo de cliente" aquando da criação da entidade.

No caso da Entidade exemplo Okapi Consultadoria Lda, do tipo Cliente e também do tipo Fornecedor, surgem no ecrã as orelhas "Morada", "Cliente", "Fornecedor" "Observações e "Anexos".

Não se esqueça de validar as alterações efectuadas clicando no botão .

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Apagar Entidade

Para apagar uma entidade terá de aceder ao ecrã de edição de entidade. Para isso clicar em "Entidades" no ecrã principal, e escolher a opção "Procurar Entidade". Uma vez aberto o ecrã da listagem das entidades, seleccionar a linha da entidade a apagar e clicar no botão "Editar Registo" conforme o descrito em Alterar Entidade. Uma vez aberto o ecrã de edição (com a entidade a apagar no ecrã) clique no botão . De seguida deverá validar a acção de remoção.

Tenha a atenção que uma vez apagada a entidade, todos os dados referentes a esta entidade serão removidos e não mais os poderá recuperar. Aja, portanto, com responsabilidade.

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Escalões de Preços

A gestão automática do código do preço da Entidade poderá ser alcançada através da definição de escalões de preços em que a cada escalão corresponde um código de preço (presentemente de 2 a 4, dado que o 1 é o PVP).

Os escalões são definidos no ficheiro app-config.xml (ou num dos seus includes) através do elemento businnes-threshold.

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